CYBERPARE.COM, PAREPARE — Panitia Mayday Fest Expo 2026 terus memantapkan seluruh aspek penyelenggaraan menjelang pelaksanaan kegiatan. Dalam rapat koordinasi terbaru, perhatian utama difokuskan pada penguatan sistem keamanan, pengendalian akses masuk, serta kesiapan logistik guna memastikan acara berlangsung aman, tertib, dan nyaman bagi sekitar 650 hingga 700 peserta yang telah melakukan pemesanan tiket.
Rapat tersebut menghasilkan sejumlah keputusan strategis, mulai dari pembagian tugas panitia di setiap pintu masuk hingga mekanisme pemeriksaan tiket yang akan diterapkan secara ketat selama berlangsungnya kegiatan.
Panitia menetapkan tiga jalur akses utama menuju lokasi acara. Pintu masuk melalui Bank Mandiri diperuntukkan khusus bagi peserta yang telah memesan tiket sebelumnya dan akan dikoordinasikan oleh Zin Darma. Sementara itu, dua pintu lainnya, yakni akses depan Gereja dan depan Himalaya, disiapkan untuk melayani pengunjung umum maupun peserta yang belum melakukan pemesanan tiket.
Ketua rapat menegaskan bahwa hanya peserta yang memiliki tiket resmi yang diperbolehkan memasuki area kegiatan. Kebijakan tersebut diterapkan untuk menjaga kapasitas lokasi, meningkatkan kenyamanan peserta, sekaligus mempermudah pengawasan keamanan.
Selain itu, panitia juga berencana mensterilkan kawasan acara dari aktivitas lain selama kegiatan berlangsung, termasuk aktivitas olahraga maupun lalu lintas yang berpotensi mengganggu jalannya acara.
Untuk mendukung pengamanan, panitia menggandeng unsur keamanan, termasuk personel KPN Pelabuhan dan tim intelijen yang akan ditempatkan di setiap pintu masuk. Seluruh panitia diwajibkan mengenakan kaus seragam atau rompi berwarna biru sebagai identitas resmi selama bertugas sehingga mudah dikenali oleh peserta maupun petugas keamanan.
Dalam rapat juga dibahas distribusi personel dari berbagai federasi yang terlibat dalam penyelenggaraan. Jumlah personel setiap federasi berbeda-beda, di antaranya SPTI sebanyak 13 orang, RTMM sekitar 12 orang, Federasi Maritim sebanyak 32 orang, serta sejumlah federasi lainnya.
Awalnya muncul dua opsi penempatan personel, yakni satu federasi bertanggung jawab penuh di satu gerbang atau seluruh personel dibagi merata pada seluruh titik masuk. Setelah melalui pembahasan, panitia memutuskan setiap federasi menyerahkan daftar anggota yang siap bertugas. Selanjutnya, panitia inti akan mendistribusikan personel secara proporsional sesuai kebutuhan di lapangan.
Untuk struktur komando, Firman dipercaya memimpin pengamanan pintu masuk Bank Mandiri dengan Zul sebagai wakil koordinator. Sementara Azis dan Jhoni Piri bertanggung jawab di gerbang Himalaya dan area belakang patung, Junaidi depan pintu gerbang gereja dengan wakil koordinator khaeril, Adapun pengamanan pintu samping kiri dan kanan podium dipercayakan kepada Federasi Maritim.
Panitia juga merancang sistem tiket yang lebih terorganisasi. Setiap tiket akan dibagi menjadi tiga bagian dengan fungsi berbeda, yaitu satu bagian sebagai kupon penukaran minuman, satu bagian tetap dipegang peserta sebagai bukti kepemilikan, dan satu bagian diserahkan kepada panitia sebagai kupon undian hadiah.
Di setiap gerbang akan disediakan wadah khusus untuk mengumpulkan potongan tiket sehingga proses pendataan peserta maupun distribusi hadiah dapat dilakukan secara tertib dan transparan.
Setelah seluruh peserta memasuki lokasi acara, panitia akan menyiapkan area VIP di bagian tengah depan panggung guna mendukung kelancaran jalannya rangkaian kegiatan.
Sementara itu, kendaraan roda dua hanya diperbolehkan memasuki area tertentu bagi peserta yang memiliki tiket resmi serta panitia yang membawa kartu identitas. Ketentuan pembayaran parkir tetap diberlakukan sesuai aturan yang berlaku.
Rapat juga membahas kesiapan waktu siaga panitia. Sebagian besar petugas dijadwalkan mulai bersiaga sebelum waktu salat Zuhur atau sekitar pukul 11.00 WITA. Pertimbangan tersebut diambil karena peserta dari luar daerah diperkirakan mulai berdatangan pada siang hingga awal sore hari.
Acara sendiri dijadwalkan berlangsung mulai pukul 16.00 WITA hingga sekitar 18.30 WITA, dan seluruh panitia diminta tetap berada di lokasi sampai seluruh rangkaian kegiatan selesai tanpa meninggalkan tugas lebih awal.
Dalam pembahasan juga disampaikan bahwa kegiatan ini tidak menggelar lomba Zumba, melainkan menghadirkan aktivitas senam bersama sebagai bagian dari rangkaian hiburan dan kebersamaan peserta.
Panitia turut mengimbau masyarakat agar menyesuaikan aktivitas di sekitar lokasi kegiatan selama pelaksanaan acara berlangsung, terutama pada rentang waktu 14.00 hingga 18.00 WITA, guna membantu kelancaran mobilitas peserta dan mendukung pengamanan yang telah disiapkan.
Pengaturan akses masuk dan pembatasan jumlah peserta merupakan bagian dari penerapan prinsip manajemen kerumunan (crowd management) yang lazim diterapkan dalam penyelenggaraan kegiatan berskala besar. Pengendalian arus masuk, identifikasi petugas, serta koordinasi antarpanitia menjadi faktor penting dalam meminimalkan potensi gangguan keamanan sekaligus meningkatkan kenyamanan peserta.
Menutup rapat, panitia melaporkan jumlah pemesanan tiket telah mencapai kisaran 650 hingga 700 peserta. Dengan persiapan yang semakin matang, Mayday Fest Expo 2026 diharapkan tidak hanya menjadi ajang hiburan dan silaturahmi, tetapi juga menjadi contoh penyelenggaraan kegiatan yang tertib, aman, profesional, dan memberikan pengalaman terbaik bagi seluruh peserta maupun masyarakat yang hadir.
